SMS 收件箱：团队如何通过共享收件箱协同工作

孤立的沟通是每个企业的祸根。与团队沟通的时间越长，与客户沟通的时间就越长。Messenger 和 WhatsApp 等多种消息平台可让您的客户更轻松地联系您，但会导致对话更加零散和孤立。

等待的顾客很快就会感到沮丧（这是可以理解的），他们可能不得不重复自己的任务，或者更糟的是，转到另一家商店。

这就是为什么短信收件箱对于建立更牢固的客户关系和提高团队效率至关重要。无论您使用短信进行客户支持还是依靠短信对话来建立客户关系，您都可以使用共享收件箱来加快对话速度，并帮助团队中的每个人在正确的时间获得正确的背景信息。

本文涵盖了您应该了解的有关企业短信收件箱的所有信息。在解释它们是什么以及它们的作用之后，我们将深入探讨您的企业可能需要的关键功能并探索潜在的用例。我们还将解释如何通过三个简单的步骤设置一个收件箱。

但首先，让我们定义一下术语：

什么是短信收件箱？

短信收件箱是一个统一的团队收件箱，多个人可以通过一个号码发送和接收短信。它类似于共享电子邮件收件箱 – 但用于发送短信和彩信。

短信收件箱让团队能够轻松地与客户进行不同的对话。例如：

• 客户支持团队可以通过将收到的消息的责任分摊给多名团队成员来更快地回答问题。
• 销售团队可以快速安排与潜在客户的跟进，并为可用的团队成员分配特定的联系人。
• 客户经理可以了解过去的互动情况并在需要时加入对话。

但短信收件箱的最大好处不仅仅是吸引联系人——它还能捕捉每次互动的背景。团队中的每个人都可以浏览对话历史记录，以更好地了解过去和现在的互动。然后，您的团队可以使 美国手机号码列表 这些信息与客户建立更好的关系。

听起来好得令人难以置信？其实不然。而且入门比您想象的要容易。

继续阅读以了解短信收件箱的工作原理。

短信收件箱如何工作？

SMS 收件箱与电子邮件收件箱非常相似：任何有访问权限的人都可以使用它们与联系人进行通信。

它的工作原理如下：

• 团队可以使用共享电话号码来发送和接收消息。
• 每个团队成员都可以访问统一的收件箱，可以一目了然地查看所有客户对话。
• 有权访问该号码的每个人都可以发送新消息或以团队形式回复收到的短信。他们还可以直接收到有关新消息的通知，类似于电子邮件通知。
• 如果您是董事或主管，您可以轻松检查谁说了什么，并提供指导以提供更好的客户体验。

这只是短信收件箱所能实现的最低限度的功能。借助合适的通信平台，您可以排队预定的消息、创建新的短信模板，并直接在收件箱内配置自动回复。

下面让我们仔细看看这些主要特点。

团队短信收件箱的主要功能

准备好为您的团队获取短信收件箱了吗？

以下是评估解决方案时要检查的关键特征：

• 内部线程：您可以将内部线程视为一种存在于客户对话中的团队聊天。您可以轻松标记队友以获取他们的意见或将任务交给其他同事。最好的部分是什么？客户永远不会 什么是 hreflang 标签？如何在多语言 seo 中使用它？ 看到这些内部消息 – 只会看到您提供的优质客户服务。
• 自动回复：如果您的团队暂时忙碌或不在工作时间，自动回复会自动对收到的消息进行文本回复。这可以帮助客户为您的团队设定切合实际的期望，同时员工也有机会脱离工作。
• 定时消息：如果您与不同时区的客户合作，您没有时间手动发送每条外发短信。相反，您可以使用定时消息等工具根据他们的当地时间发送短信。
• 自定义属性：随着业务的增长，您如何跟踪所有联系人？具有可自定义数据字段的短信收件箱是组织联系人和确定任务优先级的最佳方式。包含自定义属性的短信收件箱可让您使用 URL、销售阶段和跟进日期编辑联系信息。您甚至可以制作可自定义的标签来区分满意的客户和有流失风险的客户。
• 联系人备注：联系人备注可帮助您从团队成员或客户经理处收集有关联系人的背景信息。联系人备注非常适合记录客户的独特信息，包括团队规模、时区甚至生日等详细信息，这样您的团队就不会忘记让他们感到特别。
• 学习曲线低：您最不需要的就是一个需要花费大量时间才能开始使用的短信收件箱。找到一个直观的短信解决方案（或至少有一个熟悉的界面）是个好主意。您可能希望找到一个可以根据业务需求的变化轻松定制的解决方案。
• 统一商业号码：您可以选择获取一个与呼叫号码完全分开的短信号码。但使用同一个号码拨打电话和发送短信效率更高，这样您就可以通过联系人识别的号码与他们互动。合适的提供商还可以通过将与特定联系人的通话、短信和语音消息放在一个视图中来帮助您更快地查看通信。

团队使用短信收件箱的 5 种实​​用方法

想知道如何使用短信收件箱来提高您的业务效率吗？

OpenPhone 客户经理 Sul Mahmood 分享了他所见企业有效使用短信收件箱的五种实用方法：

1. 按优先级标记客户

支持收件箱很快就会塞满客户咨询。通过用优先级标签（从低到高）组织客户，您可以快速创建优先级队列，以帮助您的支持团队顺利处理待处理的工单。

Sul 分享的一个例子是按客户使用的计划类型标记客户。

“通过标记 VIP 客户，您的支持团队可以轻松筛选他们的工单，以找到优先级最高的支持请求，”Sul 说。“这样，您的 VIP 客户就会得到他们需要的关注，而您的支持团队则有一个清晰的流程来处理他们的收件箱。”

短信收件箱中的标签使用方法有很多种。您可以按地区标记潜在客户，以便不同地区的销售代表可以相应地处理他们。也许您想根据客户健康评分来标记客户——这意味着您可以优先考虑有流失风险的客户。

无论您选择哪种路线，请确保您的团队了解每组标签的含义并正确使用它。

2. 在销售代表不在办公室时处理交易

共享短信收件箱是促进销售团队内部交接的绝佳方式。当销售代表休假或请病假等下班时，它们尤其有用。

“能够让其他人访问收件箱，这样当他们不在时，他们就可以替他们处理事情，这是一个巨大的优势，”Sul 说。“他们的交易可以继续通过渠道进行，而不会被推迟。”

您还可以使用短信收件箱来支持正在上班的团队成员。您可能希望在午餐时间提供一些后援，或者允许外部团队成员在高峰时段加入。

3. 使用收件箱分析进行绩效评估

最好的短信收件箱提供强大的分析功能，您可以一目了然地查看员工绩效。Sul 指出，短信收件箱为成长中的团队和企业提供了极好的清晰度。“当有共享背景时，经理可以监督与电话和短信相关的所有号码，”他说。

有几种方法可以利用这一点来为你带来好处：

• 您可以为支持团队的每日对话最低限度设定基准。
• 您可以根据团队中的信息分发情况查看代表的当前工作量。
• 您可以使用热图来确定一周中最忙碌的时间，以便为高峰时段做好准备。

4. 使用自动回复分享日历可用性

需要一直安排与客户的会议？这个用例非常适合你。

当客户向您的总部发消息安排会议、服务或访问时，您可以设置自动回复，分享您团 新加坡电话号码 队预约日历的链接。这意味着客户可以轻松地与您预约时间，而不必等待您的回复。此功能在一天中的任何时间都有效，因此在营业时间以外联系您的客户仍然可以与您预约。

如果您也想设置自动预约确认文本，请查看本指南。

5. 实时通过内部线索指导团队成员

通过内部线程，您可以利用团队的集体知识来处理客户互动、回答具体问题并实时指导新团队成员。只需在对话中标记团队成员即可委派任务并完成更多工作。